Hvem er ansvarlig for dine kunders data, når du bruger et CRM-system?

Når du samler kundedata i et CRM-system, er det nemt at tænke at systemet også tager ansvaret for, at alt er GDPR-korrekt. Det gør det ikke helt. Navi CRM sikrer selve systemet teknisk — men du som virksomhed er stadig ansvarlig for, at de data du indtaster, og den måde du bruger dem på, er lovlig. Her er hvor grænsen ligger.

Hvem er dataansvarlig, og hvem er databehandler?

I GDPR-sprog er du som virksomhed dataansvarlig for de personoplysninger du behandler om dine egne kunder — det er dig, der bestemmer hvorfor og hvordan data bruges. Navi CRM er databehandler: systemet opbevarer og behandler data på dine vegne, efter en databehandleraftale (DPA). De to roller har hver sit ansvar, og det ene fritager ikke det andet.

Hvad er du selv ansvarlig for?

Som kunde er du ansvarlig for korrektheden af de oplysninger du indtaster i Navi CRM — kundedata, tilbud, ordrer og fakturaoplysninger. Du er også selv ansvarlig for, at oplysninger om dine egne kunder behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder at have det nødvendige retsgrundlag for at behandle personoplysninger om dem. Det fremgår af handelsbetingelserne.

Hvad gør Navi CRM for at hjælpe dig?

Selvom ansvaret for retsgrundlaget er dit, gør Navi CRM en del af arbejdet nemmere: data ligger i en EU-database, forbindelsen og databasen er krypteret, og adgang kan styres med brugerroller og 2FA. Der er desuden en databehandleraftale (DPA) på plads, som GDPR kræver. Se den fulde gennemgang i Sådan vælger du et GDPR-sikkert CRM-system.

Hvad betyder det i praksis?

• Retsgrundlag først: Sørg for at du har et lovligt grundlag — fx en kundekontrakt eller samtykke — før du gemmer personoplysninger om en kunde.
• Samtykke til nyhedsbreve: Hvis du sender nyhedsbreve fra systemet, skal kunden have givet samtykke — se hvordan det fungerer i Nyhedsbreve til kunder direkte fra dit CRM-system.
• Kun det nødvendige: Gem kun de oplysninger du reelt har brug for til at drive relationen med kunden — ikke mere.

Hvor kan du læse mere?

Du kan læse den fulde tekst om ansvar og datasikkerhed i handelsbetingelserne og på siden om sikkerhed & privatliv. Vil du se hvordan det fungerer i praksis, kan du prøve Navi CRM gratis i 14 dage.